Nabídka často nevázne na psaní. Vázne na tom, že důležitá informace zůstala v e-mailu, ve druhém zápisu ze schůzky nebo v hlavě člověka, který byl u prvního telefonátu. Pak vznikne hezký dokument, který ale stojí na neověřeném předpokladu. ChatGPT Work se pro tento krok hodí, pokud mu dáte omezené zdroje, jasný cíl a pravidlo, že nemá chybějící fakta doplňovat. Jeho úloha je připravit interní brief a první návrh struktury nabídky. Obchodník nebo projektový vedoucí dál ručí za to, co klient skutečně dostane.
Začněte briefem, ne nabídkou
Brief je pracovní dokument pro firmu. Odděluje to, co klient opravdu potvrdil, od toho, co zatím jen předpokládáte. Nabídka je až další krok. Pro každou novou zakázku si nechte Workem připravit těchto šest bodů: - cíl zákazníka, - potvrzené požadavky, - předpoklady, - otevřené otázky, - výluky a rizika, - další krok a jeho vlastník. Takový výstup je použitelný i tehdy, když nabídku nakonec píšete úplně bez AI. Včas ukáže, jestli se tým shoduje na rozsahu práce.
Připravte malý balíček podkladů
Nevkládejte automaticky celou historii zákazníka. Do prvního pracovního balíčku obvykle patří poslední zadání, zápis ze schůzky, relevantní e-maily, technický nebo cenový podklad a případně schválená starší nabídka jako vzor struktury. Před vložením souborů odstraňte informace, které k úkolu nepotřebujete. Vkládejte jen podklady, k nimž máte oprávnění a které smíte použít v daném pracovním prostředí. Pokud pracujete s lokální složkou na desktopu, vyberte pouze adresář dané zakázky. Pokud pracujete v cloudu, nahrajte jen dokumenty, které mohou být v daném prostředí bezpečně uložené. Rozdíl mezi cloudovou a lokální prací vysvětluje článek [ChatGPT Work pro firmy](https://automatizacesai.cz/blog/chatgpt-work-pro-firmy).
Jedno zadání, které můžete použít
Dobré zadání není dlouhé. Musí ale pojmenovat zdroje, hranice a podobu výstupu. Do prvního úkolu vložte tento postup a upravte jej podle své zakázky: - z dodaných podkladů připrav interní brief v šesti bodech: cíl zákazníka, potvrzené požadavky, předpoklady, otevřené otázky, výluky a rizika, další krok a vlastník, - pracuj pouze s dodanými podklady, - nevymýšlej ceny, termíny ani technické parametry, - označ rozpory, mezery a předpoklady k lidskému rozhodnutí, - rozděl fakta od návrhů, - připrav interní brief, ne finální dokument pro klienta. OpenAI doporučuje zadat Worku zdrojové materiály, omezení, očekávanou kontrolu a cílový formát výstupu. Právě to z něj dělá pracovní nástroj místo generátoru obecného textu. [Praktický návod OpenAI](https://openai.com/academy/how-to-use-chatgpt-work-for-everyday-tasks/)
Proměňte brief v návrh nabídky
Až člověk potvrdí brief, nechte Work připravit návrh struktury nabídky. Vhodné části jsou: 1. stručné shrnutí cíle zákazníka, 2. rozsah dodávky, 3. postup a milníky, 4. předpoklady na straně zákazníka, 5. výluky, 6. otevřené body před potvrzením, 7. další krok. Cenu a závazný termín doplňte až ze schváleného interního rozhodnutí. AI může upozornit, že chybí vstup pro nacenění. Nemá cenu dopočítávat nebo odhadovat jen proto, aby nabídka působila kompletně.
Co zkontrolovat před odesláním klientovi
Před odesláním musí člověk ověřit zejména: - že rozsah odpovídá skutečně potvrzenému zadání, - že výluky nejsou schované mezi odstavci, - že cena navazuje na schválený rozsah, - že termín má reálné předpoklady, - že dokument neobsahuje interní poznámky nebo citlivé podklady, - že je jasné, co klient musí dodat, aby práce mohla začít. Toto není zbytečná kontrola navíc. Je to okamžik, kdy se z pracovního draftu stává obchodní závazek.
První pilot na jednu nabídku
Vyberte zakázku, která není právně nebo finančně mimořádně citlivá. Připravte podklady, nechte vytvořit brief a porovnejte jej s tím, co by obchodník připravil ručně. Po pilotu si zapište tři věci: které podklady chyběly, kde Work označil užitečnou nejasnost a co bylo potřeba přepsat. Z těchto poznámek vznikne vlastní pracovní šablona pro další nabídky. Teprve až se postup opakuje stabilně, má smysl připojovat další zdroje nebo automatizovat přípravu vstupů.
Zdroje a další čtení
- [Get started with Work mode](https://learn.chatgpt.com/docs/get-started-with-work): oficiální návod k práci s jasným výstupem, soubory a schvalováním. - [How to use ChatGPT Work for everyday tasks](https://openai.com/academy/how-to-use-chatgpt-work-for-everyday-tasks/): praktické scénáře pro briefy, souhrny a pracovní dokumenty. Pro pravidla zdrojů pravdy navazuje článek [Data a zdroj pravdy: bez čeho AI ve firmě nefunguje](https://automatizacesai.cz/blog/data-a-zdroj-pravdy-ai-ve-firme).
Často kladené otázky
Může ChatGPT Work napsat hotovou nabídku pro klienta?
Může připravit draft, ale finální rozsah, cenu, termín a závazky musí potvrdit člověk odpovědný za obchod nebo realizaci.
Jaké podklady mám vložit jako první?
Jen relevantní zadání, zápis ze schůzky, e-maily a schválené podklady k jedné zakázce. Ne celou historii klienta.
Co když Work narazí na rozpor v podkladech?
Má jej označit k rozhodnutí člověka. Nemá mezi dvěma různými údaji sám vybírat ani dopočítávat chybějící informace.