Většina problémů s AI ve firmě nezačíná špatným promptem. Začíná rozhodnutím dát nástroji přístup ke všemu, aby to konečně fungovalo. ChatGPT Work umí pracovat s cloudovým kontextem a na desktopu může po vašem povolení použít i lokální soubory nebo aplikace. To neznamená, že má dostat celý disk, celý Drive nebo celou historii klientů. Bezpečný začátek je malý, přesně vymezený pracovní prostor.
Cloudové a lokální není totéž
Cloudové Work konverzace můžete otevřít na webu, v mobilu i desktopové aplikaci. Jsou vhodné pro podklady, které mají být dostupné z více zařízení nebo jsou připojené přes cloudovou aplikaci. Na desktopu může vzniknout lokální Work chat nad soubory na počítači. Tyto soubory a výstupy zůstávají na konkrétním počítači, dokud je sami nepřesunete nebo nenasdílíte. Web ani mobil nemají přímý přístup k souborům z vašeho počítače. [Aktuální dokumentace ChatGPT Work](https://help.openai.com/en/articles/20001275-chatgpt-work-and-codex)
Rozhodněte podle zdroje práce
Nezačínejte otázkou, které zařízení je lepší. Začněte otázkou, kde je zdroj pravdy. - Podklady jsou v bezpečném cloudovém úložišti a má na nich navázat více lidí: použijte cloudovou práci. - Podklady jsou v jedné složce na konkrétním počítači: použijte desktop a zpřístupněte jen tento adresář. - Potřebujete jen zkontrolovat výsledný brief nebo doplnit poznámku: stačí mobil nad cloudovou konverzací. - Pracujete nad zdrojovým kódem, repozitářem a testy: patříte spíše do Codexu než do Worku. Toto rozdělení pomáhá i týmu. Každý ví, kde hledat výstup a jestli může na úkol navázat z jiného zařízení.
Co do prvního pilotu nepatří
Vyřaďte vše, co není nutné pro konkrétní úkol. Typicky celé účetnictví, osobní složky zaměstnanců, přihlašovací údaje, kompletní e-mailovou schránku, nezpracované smlouvy jiných klientů nebo složku se všemi projekty firmy. Pokud je cílem vytvořit brief k jedné zakázce, stačí zadání, zápis ze schůzky, relevantní e-maily a související dokumentace. Pokud je cílem týdenní obchodní přehled, stačí export, který pro tento přehled schválíte. Princip minimálního přístupu zjednodušuje bezpečnost i následnou kontrolu výsledku.
Pracovní pravidlo pro jednu složku
Pro první lokální pilot vytvořte samostatný adresář, například AI-pilot-nabidka. Vložte do něj kopie relevantních podkladů a přidejte krátký soubor s pravidly. V pravidlech uveďte: - cíl úkolu, - soubory, které jsou zdrojem pravdy, - co má Work označit jako nejisté, - kam má uložit výstup, - co nesmí měnit, odesílat nebo sdílet. Nejde o technické omezení oprávnění. Je to provozní hranice, která pomáhá člověku i Worku držet se jednoho účelu. Skutečný rozsah přístupu vždy zkontrolujte při udělování oprávnění.
Kontrola před prvním spuštěním
Než Work dostane soubory, projděte tento seznam: 1. Je jasné, kdo vlastní zdrojová data? 2. Jsou ve složce jen podklady k danému úkolu? 3. Může se výstup bezpečně uložit do cloudu, nebo má zůstat lokálně? 4. Ví člověk, který výstup schvaluje, odkud Work čerpal? 5. Je zakázané odesílání, mazání a změna zdrojových dokumentů, pokud tyto akce nechcete? Pokud na některou otázku neznáte odpověď, pilot ještě nezačínejte.
Kdy práci přesunout do cloudu
Do cloudu přesuňte jen to, co má být dostupné dalším lidem nebo z více zařízení. Třeba schválený brief, finální návrh nabídky nebo anonymizovaný export. Nejdřív ale rozhodněte, zda je to opravdu potřebné. Pro první analýzu citlivějších podkladů může být vhodnější lokální práce, pokud tomu odpovídají povolená oprávnění a interní pravidla. Cloudová konverzace je vhodná pro pokračování nad dokumentem, který už má jasného vlastníka, oprávnění a místo v procesu.
Zdroje a další čtení
- [ChatGPT Work and Codex](https://help.openai.com/en/articles/20001275-chatgpt-work-and-codex): aktuální rozdíl mezi cloudovou a lokální prací. - [Get started with Work mode](https://learn.chatgpt.com/docs/get-started-with-work): práce s jasným výstupem, soubory a schvalováním. Pro týmová pravidla navazuje článek [AI ve firmě bez chaosu](https://automatizacesai.cz/blog/ai-ve-firme-bez-chaosu-pravidla-pro-tym).
Často kladené otázky
Uvidím lokální soubory z desktopu i na mobilu?
Ne. Lokální Work chaty, soubory a výstupy zůstávají na počítači, dokud je vědomě nepřesunete nebo nenasdílíte.
Stačí napsat, že Work má používat jen jednu složku?
Je to dobré pracovní pravidlo, ale nenahrazuje skutečné nastavení oprávnění. Při připojení vždy ověřte, jaký přístup jste povolili.
Jaký je bezpečný první úkol?
Jeden konkrétní výstup z malého balíčku podkladů, například interní brief nebo seznam otevřených bodů k jedné zakázce.